Privacyverklaring

1 Wie zijn wij?

Koppel Zorg AI is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2 Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of LinkedIn. Het gaat dan om de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam en functie
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Inhoud van uw bericht of correspondentie
• Eventuele andere gegevens die u zelf actief verstrekt

3 Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Om contact met u op te nemen na een verzoek of vraag
• Om een offerte op te stellen of een dienst te leveren
• Om onze overeenkomst met u uit te voeren
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals de fiscale bewaarplicht)
• Voor zakelijke administratie en facturatie

4 Op welke grondslag verwerken wij uw gegevens?

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is verwerking van persoonsgegevens alleen toegestaan op basis van een geldige grondslag. Wij baseren onze verwerking op:

• Toestemming — wanneer u zelf contact met ons opneemt
• Uitvoering van een overeenkomst — wanneer u een pakket of dienst afneemt
• Wettelijke verplichting — bijvoorbeeld voor onze administratie
• Gerechtvaardigd belang — voor onze normale bedrijfsvoering

5 Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor ze zijn verzameld. Concreet hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• Contactverzoeken zonder vervolg: maximaal 12 maanden
• Offertes en correspondentie met klanten: 2 jaar na laatste contact
• Administratie en facturen: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
• Overeenkomsten: 7 jaar na einde overeenkomst

6 Delen wij uw gegevens met derden?

Koppel Zorg AI verkoopt uw gegevens niet aan derden. Wij delen uw gegevens uitsluitend met partijen die wij nodig hebben om onze dienstverlening uit te voeren of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals:

• Onze hostingprovider en e-mailprovider (Microsoft 365)
• Onze boekhouder of accountant
• Bevoegde autoriteiten, indien wettelijk verplicht

Met deze partijen sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst af om de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen.

7 Cookies en website-gebruik

Onze website www.koppelzorgai.com maakt gebruik van een minimaal aantal technische cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de site. Wij plaatsen geen tracking-cookies of marketing-cookies en gebruiken op dit moment geen analytische tools zoals Google Analytics.

Onze website laadt wel externe bronnen (Google Fonts en Font Awesome via CDN) voor lettertypes en iconen. Hierbij wordt uw IP-adres aan deze partijen doorgegeven, wat een gangbare praktijk is op het internet.

8 Beveiliging van uw gegevens

Koppel Zorg AI neemt de bescherming van uw gegevens serieus en treft passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Onder meer:

• Versleutelde verbinding (HTTPS) op de website
• Veilig wachtwoordbeleid en tweestapsverificatie
• Beveiligde e-mail via Microsoft 365
• Toegang tot persoonsgegevens beperkt tot wie het nodig heeft

Heeft u de indruk dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik? Neem dan direct contact met ons op via info@koppelzorgai.com.

9 Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — u kunt opvragen welke gegevens wij van u hebben
• Recht op rectificatie — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering — u kunt verzoeken om uw gegevens te verwijderen
• Recht op beperking — u kunt de verwerking laten beperken
• Recht op dataportabiliteit — u kunt uw gegevens opvragen in een gangbaar formaat
• Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen de verwerking
• Recht om toestemming in te trekken — als de verwerking op toestemming is gebaseerd

U kunt een verzoek indienen door een e-mail te sturen naar info@koppelzorgai.com. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart, ter bescherming van uw privacy. Wij reageren binnen 4 weken op uw verzoek.

10 Klacht indienen

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Meer informatie vindt u op: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

11 Wijzigingen in deze privacyverklaring

Koppel Zorg AI behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van wijzigingen.

12 Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij omgaan met uw gegevens? Neem dan gerust contact met ons op: